تیم سازی چیست؟ مراحل و مزایای آن به چه شکل است؟
تیم سازی چیست؟ مراحل و مزایای آن به چه شکل است؟

تابحال چقدر تجربه تشکیل یک تیم یا عضویت در آن را داشته اید؟ از نظر شما تیم سازی با چه هدفی صورت می‌گیرد و چه مزایایی دارد؟ آیا فکر می‌کنید تیم سازی واقعا می‌تواند در میزان پیشبرد امور در محیط کار موثر باشد؟

همه این‌ها سوالاتی است که همواره در خصوص تیم‌سازی به عنوان یکی از اهرم‌های اصلی محیط شغلی در ساختار‌های پروژه محور وجود دارد. گروه‌های کاری نقش اساسی ای در پیشبرد اهداف پروژه‌ها ایفا می‌کنند. تیم سازی (Team building) یک تکنیک مدیریتی است که برای بهبود کارایی و عملکرد گروه‌های کاری از طریق فعالیت‌های مختلف مورد استفاده قرار می گیرد. تنها انگیزه اصلی برای تشکیل تیم در محیط‌های کاری، دستیابی به چشم انداز و اهداف سازمان است.

 

حالا ممکن است این سوال برای شما پیش بیاید که چگونه یک تیم عالی بسازیم؟

تشکیل یک تیم عالی به مهارت و حضور ذهن زیادی احتیاج دارد. معمولا برخی مدیران در مهارت‌های تیم سازی تخصص دارند و اغلب با عنوان مسئول روابط درون سازمانی در شرکت‌ها جذب می‌شوند تا بین کارکنان شرکت روابط متقابل اثربخشی ایجاد کنند و موجب افزایش هماهنگی در ساختار داخلی شوند. مسئول تیم سازی در سازمان باید بتواند نقاط ضعف و قوت اعضای تیم را دریابد و ترکیب مناسبی از افراد با مهارت‌های مختلف را ایجاد کند. او باید بر روی ایجاد روابط قوی بین فردی و ایجاد اعتماد به نفس بین اعضای تیم تمرکز کند. همچنین باید بتواند اعضای تیم را به داشتن ارتباط و تعامل با یکدیگر تشویق کند و با کمک فعالیت‌های مختلف تیم سازی، استرس افراد نسبت به حضور در فعالیت‌های گروهی را کاهش دهد. او باید اهداف سازمان را به وضوح برای اعضای تیم تعریف کند و نقش هر یک از اعضای تیم در فعالیت‌های مختلف را مشخص کند تا به راحتی در راستای تحقق اهداف سازمان جلو بروند.

 

فرایند تیم سازی

فرایند تیم‌سازی شامل مراحل مختلفی به شرح زیر است که به توصیف هر یک می‌پردازیم.

 

  • شناسایی نیاز به تیم سازی

مسئول تیم‌سازی در سازمان ابتدا باید نیاز یک تیم برای انجام یک کار خاص را تجزیه و تحلیل کند و به این منظور باید قبل از تشکیل تیم، هدف از فعالیت و مهارت‌های مورد نیاز برای انجام آن را به خوبی بداند.

 

  • تعریف اهداف و مجموعه مهارت‌های مورد نیاز

در این مرحله باید اهداف سازمانی مشخص شوند و مهارت‌های لازم برای تحقق آن اهداف به درستی تعیین گردند.

 

  • تجزیه و تحلیل نقش‌های تیم

در این مرحله تمام جنبه‌های مختلف تیم مثل تعاملات بین اعضا، نقش‌ها و مسئولیت‌ها، نقاط ضعف و قوت،‌ ترکیب اعضا و تناسب آنها با نقش‌های تعیین شده در نظر گرفته می‌شود.

 

  • تعیین یک استراتژی تیم سازی

در این مرحله مسئول تیم سازی باید چهارچوب‌های عملیاتی را به خوبی درک کند تا از ایجاد یک تیم موثر اطمینان حاصل شود. او باید از اهداف، نقش‌ها، مسئولیت‌ها، مدت زمان، در دسترس بودن منابع، آموزش، جریان اطلاعات، بازخوردها و اعتمادسازی در تیم اطمینان داشته باشد.

 

  • ایجاد تیم و توسعه اعضا

در این مرحله افراد در قالب یک تیم جمع شده و هر یک از اعضا با نقش‌ها و مسئولیت‌های خود در تیم آشنا می‌شوند.

 

  • تنظیم قوانین تیمی و ابلاغ به اعضا

در این مرحله قوانین مربوط به گزارش‌دهی اعضای تیم، برنامه جلسات و روند تصمیم‌گیری در گروه مورد بحث قرار می‌گیرد. همچنین افراد تشویق می‌شوند که برای برقراری تعامل و حل مسائل در تیم سوال کنند و نظرات خود را ارائه دهند.

 

  • شناخت نقاط قوت اعضا

تمرینات متعدد تیم‌سازی در این مرحله برای نشان دادن نقاط ضعف و قوت افراد انجام‌ می‌شوند. همچنین به آشنایی اعضای تیم نسبت به نقاط ضعف و قوت یکدیگر کمک می‌کند.

 

  • عمل به عنوان عضوی از تیم

در این مرحله ، مدیر یا مسئول تیم‌سازی باید به عنوان یک عضو و نه یک مدیر با تیم در تعامل باشد تا چالش‌های آن‌ها را از نزدیک شناسایی کند. این باعث می‌شود که افراد به اهمیت خود در تیم پی ببرند. همچنین در این مرحله برخورد یکسان با هر یک از اعضای تیم ضروری است. اعضای تیم باید مدیر خود را به عنوان رهبر تیم، مربی و یک الگوی رفتاری ببینند.

 

  • کنترل و پایش عملکرد

این مرحله جهت بررسی بهره‌وری و عملکرد تیم به طور کلی بوده و برای بهبود عملکرد تیم در طولانی مدت ضروری است. در این جا ضعف‌ها و خلل عملکرد مشخص می‌شوند.

 

  • تدوین برنامه جلسات

یکی از مهم‌ترین مراحل در فرایند تیم سازی، برگزاری جلسات هدفمند در بازه‌های زمانی مشخص برای ارزیابی عملکرد تیم، شناسایی مشکلات مربوط به وظایف و بحث در مورد روند کار آینده است.

 

  • انحلال تیم

سرانجام در آخرین مرحله، مدیر باید نتایج را ارزیابی کرده و به افراد به اندازه سهم آنها در موفقیت پروژه پاداش دهد. میزان موفقیت پروژه نیز بر مبنای میزان دستیابی سازمان به اهدافش تعیین می‌شود.

 

مزایای تیم سازی

تیم سازی به عنوان تکنیکی برای توسعه و مدیریت تیم‌های تاثیرگذار در محل کار است و دستیابی به اهداف سازمانی در طولانی مدت، نیاز به تیم سازی را محسوس‌تر می‌کند. حال می‌خواهیم به برخی از فواید گوناگون تیم‌سازی در ساختار سازمان اشاره کنیم.

 

  • شناسایی نقاط ضعف و قوت

از طریق تمرینات تیم سازی، نقاط ضعف و قوت هر یک از اعضا به خوبی قابل شناسایی خواهد بود. در صورتی که در کارهای معمول روزمره امکان چنین تحلیلی وجود ندارد و به خوبی نمی‌توان نیاز ‌های آموزشی جهت توسعه مهارت افراد را تشخیص داد. در قالب ساختار تیمی با شناخت خوبی که نسبت به نقاط ضعف و قوت افراد به دست می‌آید، میتوان آن‌ها را برای عهده دار شدن برخی مسئولیت‌های دیگر آماده کرد و جلسات توانمندسازی اختصاصی برای هر یک تشکیل داد.

 

  • حرکت مستقیم به سمت چشم انداز و ماموریت

فعالیت های تیم‌سازی نقش و اهمیت تیم برای رسیدن سازمان به چشم انداز خود را تعیین می‌کند. این باعث می‌شود که افراد اهداف، ماموریت و چشم انداز سازمان را به وضوح درک کنند و برای کمک به حصول اهداف سازمانی ترغیبب شوند.

 

  • توسعه ارتباطات و همکاری

فعالیت‌های تیم سازی روابط بین فردی اعضای تیم را افزایش می‌دهد. باعث ایجاد آشنایی و احساس راحتی بیشتر بین افراد می‌شود و این موضوع در نهایت با افزایش اعتماد و تفاهم بین اعضای یک تیم موجب افزایش همکاری میان آنها نیز‌ می‌گردد.

 

  • تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌ها

فعالیت تیم سازی با تعیین نقش‌ برای هر یک از اعضای تیم به افزایش تعهد و انگیزه عملکرد تیمی و ایجاد تفکر خلاق و حل مسئله در ببین اعضای تیم کمک ‌می‌کند.

 

  • مدیریت تغییر

تکنیک تیم‌سازی بوسیله آشنایی افراد با تغییر و ضرورت آن ، ایجاد یک تغییر سازمانی را برای مدیران آسان می کند. همچنین به مدیریت درست چنین تغییری و تأثیر آن بر عملکرد تیم کمک می‌کند.

 

  • ایجاد اعتماد و روحیه

با ایجاد فعالیت‌های تیمی، سازمان نوعی احساس ارزشمند بودن به کارمندان می‌دهد و آنها را تشویق می‌کند تا مهارت‌های خود را توسعه دهند و روابط قوی بین فردی ایجاد کنند و در نهایت این موجب افزایش روحیه و اعتماد اعضای تیم می‌شود.

 

دوره تیم سازی جهش آکادمی با توجه به ضرورت تشکیل و توسعه تیم در سازمان‌ها و علی‌الخصوص استارتاپ‌ها طراحی شده است که با کلیک در اینجا می‌توانید در آن شرکت کرده و با تمام مهارت‌های لازم برای تیم سازی آشنا شوید.