چگونه بهره‌وری شخصی در کار را افزایش دهیم ؟

با یک داستان کوتاه از یک روز کاری شلوغ شروع می‌کنیم،‌ فرض کنید امروز از آن روزهایی است که حجم کاری بالایی دارید. پاسخ به ارباب رجوع، اسنادی که باید مکتوب شوند، جلسه گزارش‌دهی و چند کار مهم دیگر که امروز آخرین فرصت انجام آن است! تعداد فعالیت‌هایی که باید انجام شوند از آنچه همیشه صورت می‌گیرد بیشتر است و زمان محدود!

در این شرایط باید چگونه عمل کنید تا تمامی کارها در زمان مقرر انجام گیرد و آن چیزی که در پایان روز کاری با خود به خانه می‌برید، یک لیست از چندین فعالیت تیک خورده و فراغ بال باشد!

ابتدای مقاله را با یک جمله کلیدی شروع میکنیم:

« مدیریت زمان در واقع موضوع مدیریت کل عمر است. »

به قول ایدوان کوینیکن ( Idowu Koyenikan) :

«ثروت برای همه یک چیز است: یک زندگی موفق در لبه توانایی‌های شما!»

بسیاری از مردم هدف توصیه‌هایی که در راستای افزایش بهره وری به آنها می‌شود را اشتباه متوجه می‌شوند! در واقع اصول بهره وری درباره تکنیک‌های افزایش زمان کار برای انجام کار بیشتر نیست؛ بلکه به معنی چگونگی استفاده ی حداکثری از زمان موجود برای پیشبرد کارها است.

یک مثال ساده برای درک بهتر موضوع میزنیم :

دو نویسنده را در نظر بگیرید، تام و هری.

تام هفته ای ۳۰ ساعت کار می‌کند و نهایتا میتواند ۱۰ مقاله بنویسد اما هری با ۱۰ ساعت کار در هفته، قادر به نوشتن ۸ مقاله است.

در این مثال تام زمان بیشتری صرف می‌کند اما کارایی هری بیشتر است. چرا ؟

این داستان در زندگی شخصی و شغلی خیلی از ما رخ می‌دهد اما راه حلی که برای این مشکل در نظر می‌گیریم چیست ؟

بیشتر توصیه های بهره وری سعی دارند به ما بگویند که هری باشید نه تام!

اغلب ما نیاز داریم تا وظایف بیشتری را در زمان کمتری به انجام برسانیم تا وقت اضافی برای پرداختن به تفریح، خانواده و سفر را داشته باشیم.

دو اشتباه رایج در تعریف بهره‌وری

اکنون شما تقریبا به خوبی با مفهوم بهره‌وری آشنایید و زمان آن رسیده است که در مورد دو مفهوم نادرست رایج در مورد بهره‌وری بحث کنیم. اغلب مردم این دو مفهوم را با بهره‌وری اشتباه میگیرند : مشغله ( busyness ) و اعتیاد به کار ( workaholism )

• مشغله

مشغله زیاد به معنی بهره‌وری نیست! این یک اشتباه متداول از سمت عده زیادی از مردم است. این قابل درک هست که وقتی مشغول هستید، احساس کفایت و ثمربخشی دارید اما این به معنی بهره‌وری نیست!

مشغله دقیقا نقطه مقابل بهره‌وری است. یک فرد مولد در انجام کارها سریع و موثر عمل می‌کند؛ بنابراین اوقات فراغت لازم برای انجام امور شخصی خود را دارد. در حالیکه یک فرد پرمشغله هرگز زمان اضافی برای انجام خیلی از کارهای خود را ندارد. اگر کسی را می‌شناسید که هیچوقت برای دوستان و اطرافیانش در دسترس نیست و سرش همیشه به کار گرم است، احتمالا او فرد مولدی نیست.

هر کس در زندگی اش برخی فصول پرمشغله را پشت سر میگذارد، بنابراین اگر یک ماه در سال احساس مشغله می‌کنید، این درست است اما اگر این احساس دائمی باشد چندان خوب نیست.

• اعتیاد به کار

اعتیاد به کار هم به هیچ عنوان به معنی بهره‌وری نیست!

یک کلیشه از اصطلاح کارمند ایده آل در همه سازمان ها وجود دارد و آن کسی است که ده ساعت در روز کار می‌کند و شب ها و آخر هفته ها نیز همچنان در دسترس است. این کارمند نمونه، همان فردی است که به صورت مرتب جوایز کارمند برتر سازمان را از آن خود می‌کند! البته احتمالا این فرد مسئولیت پذیر، یک پدر و همسر نمونه در داخل خانه نیز هست اما در بین تماس ها و امور محوله سازمان!

اعتیاد اصطلاحی است که اغلب به موارد احساس حال خوب اطلاق می‌شود. شاید گفتنش چندان خوب نباشد ولی اعتیاد به کار هم دقیقا مثل انواع دیگر اعتیاد است! افرادی که زیاد کار می‌کنند، از کار زیاد خود احساس کفایت و خشنودی می‌کنند و این همان دلیلی است که مانع از فکر کردن به بهره وری می‌شود.

بنابراین اعتیاد به کار ارتباطی با بهره وری واقعی ندارد. در بیشتر مواقع اعتیاد به کار یک اثر جانبی نامطلوب دیگر هم دارد و آن این است که مانع از کسب دانش بیشتر می‌شود. در واقع شما وقت کمتری به یادگیری و افزایش دانش و مهارت هایتان اختصاص می‌دهید.

حواستان خیلی به این موضوع باشد:

« اعتیاد به کار برخلاف آنچه فکر می‌کنید، پیشرفت را از شما می‌گیرد.»

این جمله را به صورت مداوم با خود تکرار کنید:

« هدف من این است که کار کمتری برای انجام دادن داشته باشم، نه اینکه تعداد وظایف انجام شده ی بیشتری! »

۳ کلید بهره وری

• کوچک سازی
• ساده سازی
• خلوت سازی

وقتی مردم معنای واقعی بهره‌وری را درک نکنند، طبیعتا زمان آن را هم درک نخواهند کرد.

بسیاری از مردم از روش های مختلفی در محیط کارشان برای افزایش بهره‌وری استفاده می‌کنند. نوشتن لیست بلند بالای کارهای روزانه، انجام سریع وظایف و غیره. انجام کارهای بیشتر در یک واحد زمانی محدود، یکی از مولفه های اصلی بهره‌وری است اما تنها مولفه آن نیست.

در موارد متعددی می‌توانید از توانایی های بهره‌وری استفاده کنید:

• اگر در خانه، والدین فرزندانتان هستید، با بهره‌گیری از توصیه های بهره‌وری می‌توانید زمان بیشتری را به خانواده و وقت‌گذرانی اختصاص دهید.
• اگر در حال تحصیل هستید، از وقت اضافه‌ی خود می‌توانید در خواندن منابع اضافی استفاده کنید.
• اگر کارمند هستید یا کسب و کاری دارید، در وقت اضافی می‌توانید به توانمند سازی خود بپردازید و مهارت ها و دانش خود را ارتقا دهید و در دوره‌های آموزشی متعددی شرکت کنید.

یونانیان یک اصطلاح معروف تحت عنوان Eudaimonia دارند به معنی زندگی خوب!

مطلوب همه انسانها از بهره‌وری در نهایت داشتن یک زندگی خوب است. هدف ما از نوشتن این مقاله بیشتر این بود که به شما که الآن در حال خواندن آن هستید بگوییم که به همان اندازه که انجام کارها به نحوه مطلوب و کارا حائز اهمیت است ، برقراری توازن بین کار و زندگی هم به همان اندازه مهم است!